Organisation et gestion des archives de l’état civil : Des responsables de la division de l’état civil du ministère de l’Administration Territoriale et des représentants de cinq communes en formation à Kpalimé

Des cadres de la division de l’état civil du ministère de l’Administration Territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires et des représentants de cinq communes (Zio 1, Kloto 1, Amou 1, Yoto 1 et Lacs 1) participent du 15 au 17 juin à Kpalimé (environ 120 km à l’ouest de Lomé), à un atelier de formation sur l’organisation et la gestion de l’état civil au Togo.

Cette rencontre, initiée par la division de l’état civil du ministère de l’Administration Territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires (MATDDT), bénéficie de l’appui du Programme Décentralisation et Gouvernance Locale (ProDeGoL), cofinancé par le ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (le BMZ) et par l’Union européenne, mis en œuvre par la Coopération technique allemande (GIZ).

La formation permettra notamment aux communes d’améliorer leurs prestations de services en matière d’état civil (archives bien rangées, recherches rapides en cas de sollicitation des usagers) et d’accroître la satisfaction des usagers.      

Durant cet atelier, les questions liées à l’organisation et à la gestion des documents de l’état civil seront abordées en vue de leur conservation et leur utilisation efficientes.

Il s’agira spécifiquement de former les responsables d’état civil dans les communes concernées, ainsi que les représentants du ministère chargé de la décentralisation, sur les fondamentaux de l’archivage à savoir sa notion, ses principes et les étapes principales de la chaîne de l’archivage, les normes nationales et internationales y relatives, les outils et techniques pour une meilleure organisation et gestion des archives d’état civil, tout en permettant aux participants d’identifier et retenir les bonnes pratiques au niveau des communes.

En effet, dans les services d’état civil, sont produits, gérés et conservés tous les renseignements clés qui retracent l’existence des citoyens Togolais. L’importance de ces documents est reconnue par la loi N°2009-010 relative à l’organisation de l’état civil au Togo, qui place la tenue et la conservation des registres d’état civil sous la responsabilité des maires et des agents d’état civil.

Cette même loi exige la transmission des volets N°2 des registres d’état civil des communes au ministre chargé de l’administration territoriale, aux fins de la centralisation nationale par voie hiérarchique.

En référence à ces dispositions législatives, la gestion efficace et la bonne conservation des registres des services d’état civil doivent répondre à des normes, principes et techniques particuliers.

Pour Dogo Tchala (secrétaire général de Kloto 1), l’état civil est la vitrine des communes : « avec l’état civil, nous sommes proches des populations et il est important qu’il soit organisé dans une approche plus pratique ».

Selon Awume Yawo Mawusinu, responsable thématique état civil du ProDeGoL, la question des archives est une épine dans les chaussures des communes de manière générale.

« La gestion efficace et la bonne conservation des registres des services d’état civil doivent répondre à des normes, principes et techniques particuliers », a-t-il précisé. FIN

De Kpalimé, Omer/Rédaction